Druzgocące efekty kontroli w Teatrze NN

Ratuszowi urzędnicy skontrolowali Ośrodek „Brama Grodzka – Teatr NN”. Lista nieprawidłowości jest długa i zatrważająca. Niektóre uchybienia trwają od lat i były już wcześniej wskazywane przez kontrolerów. Efekty kontroli? Główna księgowa… przeszła na emeryturę.

Kontrolerzy podkreślają, że na skalę nieprawidłowości miał wpływ brak znajomości przepisów: ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych. Kontrolerzy wskazują głównie na dwoje winnych: dyrektora Tomasza Pietrasiewicza oraz główną księgową Mariannę Woźniak. Błędem dyrektora miało być nadmierna zaufanie do głównej księgowej. Ostatecznie to dyrektor odpowiada za wszystko co dzieje się w instytucji. Główna księgowa miała się dopuszczać zaniedbań w sprawach finansowo księgowych. O co dokładnie chodzi? Lista zarzutów to kilkadziesiąt pozycji.

Najem pomieszczeń

Urzędnicy zarzucają, że dyrektor nie dopilnował egzekwowania czynszu od firmy Hades, która wynajmowała pomieszczenia na kawiarnię. Do końca sierpnia 2020 roku zaległości wynosiły już prawie 150 tys. zł. Nie był to zresztą zupełnie nowy dług, bo już w 2014 roku urzędnicy zwracali uwagę, że firma Hades ma prawie 30 tys. zł zadłużenia! Restauracji już nie ma, ale dług pozostał. Co więcej Ośrodek pokrył też prawie 15 tys. zł długu Hadesu wobec Urzędu Skarbowego. Jak czytam w protokole pokontrolnym: poważnym zaniedbaniem ze strony Ośrodka było kolejne przedłużanie umowy w sytuacji, gdy najemca nie wywiązywał się z jednego z istotnych postanowień umownych dotyczącego terminowych płatności i nie rozwiązano umowy z tego powodu. Nie jest to pełna lista uwag do wynajmu pomieszczeń przez Ośrodek. Pozostałe to: wynajmowanie pomieszczeń bez zgody Prezydenta Miasta Lublin od 2011 roku (na co zwróciła uwagę także poprzednia kontrola w 2014 roku!), wynajmowanie pomieszczeń bez umowy czy zapisywanie kar umownych za zerwanie umowy najmu wyłącznie ze strony Ośrodka (gdy umowę najmu zerwie podnajmujący to kara nie będzie naliczona).

Środki trwałe

W instytucji nie określono sposobu prowadzenia ewidencji środków trwałych ani zasad znakowania składników majątku. W efekcie część majątku nie została spisana po numerach seryjnych (co umożliwia ich podmianę), część wcale nie posiadała numerów inwentaryzacyjnych, a zasadą było nieprzypisywanie miejsca ich użytkowania (a co za tym idzie także osób odpowiedzialnych za sprzęt). Choć kontrolerzy nie zidentyfikowali takich sytuacji łatwo wyobrazić sobie, że bez prawidłowo prowadzonej inwentaryzacji coś mogło zaginąć.

Zamówienia i informacje publiczne

Kontrolerzy mieli też zastrzeżenia do sposobu prowadzenia zamówień publicznych. Część z postępowań wymagała przedstawienia wyłącznie… jednej oferty, co nie zapewniało realizacji zasady konkurencyjności i było polem do nadużyć.

Kontrolerzy zwrócili także uwagę, że Ośrodek ciągle ma nieaktualny Biuletyn Informacji Publicznej i udostępnia tam nieaktualne dane! Taki same zastrzeżenia zgłaszali przy ostatniej kontroli.

Nagrody

Niezgodnie z wewnętrznymi regulacjami wypłacono nagrody pracownikom administracji i księgowości. Nagrody można przyznać wyłącznie za wybitne osiągnięcia. We wnioskach nie wskazano na takie. Co więcej nagrody wypłacono, pomimo brak akceptacji ze strony Dyrektora Ośrodka. Jakby tego było mało… nagrody wypłacono w lipcu 2020 roku, czyli w środku pandemii, gdy Prezydent Miasta Lublin nakazał ograniczać wydatki! Jak informuje nas anonimowo jeden z pracowników: wśród nagrodzonych jest córka głównej księgowej.

Prawnik

Teoretycznie Ośrodek zatrudnił obsługę prawną, która miała pomóc w reprezentowaniu instytucji przed sądami czy opiniować projekty umów czy regulacji wewnętrznych. Zdaniem kontrolerów umowa nie była należycie realizowana. Świadczą o tym zapisy umów na niekorzyść Ośrodka, liczne błędy w dokumentach wewnętrznych czy ich kompletny brak. Kontrolerzy wskazują m.in. że w polityce rachunkowości wskazano martwe konta, a nie podano innych istniejących. W innym dokumencie zamiast powołać się na Dyrektora wskazano na Burmistrza. Podobnie dokumenty przewidziały zatrudnienie Skarbnika w miejsce Głównej Księgowej czy inwentaryzację papierów wartościowych, których instytucja nie może posiadać. Obsługa prawna kosztuje Ośrodek miesięcznie 2460 zł.

Obieg dokumentów

Suchej nitki kontrolerzy nie pozostawili na obiegu dokumentów księgowych i sposobie prowadzenia księgowości. Dokumenty były nieprawidłowo opisywane, zbyt późno opłacane. Poza błędami formalnymi kontrolerzy dostrzegli też większe nieprawidłowości: zawarcie z kierownikiem administracyjnym 2 umów, których przedmiot i termin wykonania był tożsamy, czy zlecenie temu pracownikowi tych samych obowiązków w ramach umowy o pracę i umowy zlecenia. Chodziło o sporządzenie list płac. Ostatecznie pod listami płac… podpisała się inna osoba!

Poprzednie kontrole

Już w 2010 roku w wynikach kontroli padło stwierdzenie, że: nieprawidłowości były efektem błędów i pomyłek popełnianych przez pracowników. Wskazuje to, że funkcjonujące w Ośrodku formy nadzoru są niewystarczające i nieskuteczne. Już wtedy wskazywano także na nieprzestrzegania przepisów o rachunkowości, finansach publicznych, i zamówieniach publicznych. Pomimo upływu czasu i kolejnych kontroli niewiele się zmieniło. Już kontrola z 2014 roku wskazywała m.in. na braki w BIP, brak egzekwowania zaległości za wynajem, oraz wynajmowanie pomieszczeń bez zgody Prezydenta, zawieranie umów zleceń z pracownikami na działania realizowane w ramach ich obowiązków służbowych w ramach umów o pracę, brak rozeznania rynku przy zawierania umów.

O sprawie pisaliśmy już w 2019 roku.