System informatyczny za 15 mln zł, który nie działa. NIK na Uniwersytecie Medycznym i Politechnice Lubelskiej

Zawiadomienia do prokuratury o możliwości popełnienia przestępstwa, nieprawidłowości przy wydawaniu pieniędzy z UE, aplikacja dla niepełnosprawnych, która nie spełnia wymagań. Najwyższa Izba Kontroli wytyka błędy Uniwersytetowi Medycznemu w Lublinie i Politechnice Lubelskiej.

Ten tekst powstał dzięki wsparciu naszych Czytelników. Dziękujemy, że nas czytacie i wierzycie w sens tego, co robimy.

•  zostań patronem: patronite.pl/jawnylublin
•  szybki przelew: jawnylublin.pl/wplacam

– W związku z wynikami kontroli skierowano do Prokuratury Okręgowej w Lublinie dwa zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa polegającego na poświadczeniu nieprawdy przez osoby, które podpisały protokoły odbioru w obu uczelniach – to jedno z ważniejszych zdań z komunikatu Najwyższej Izby Kontroli, która prześwietliła Uniwersytet Medyczny w Lublinie i Politechnikę Lubelską.

Kontrola była prowadzona od kwietnia do października ub. roku. Jej celem było sprawdzenie, jak uczelnie w latach 2020-2025 wykorzystały pieniądze na systemy informatyczne i teleinformatyczne. Kontrolerzy nie ograniczyli się wyłącznie do zbadania dokumentacji, ale zajęli się także sprawdzeniem, czy zamówione oprogramowanie i aplikacje działają. Chodzi o całkiem spore pieniądze, bo w przypadku Uniwersytetu Medycznego w Lublinie było to 15,9 mln zł (w tym 12,1 mln zł z UE) na Zintegrowany System Informatyczny do zarządzania Uczelnią (ZSI), a Politechnika Lubelska zapłaciła 571,9 tys. zł (środki UE) za aplikację mobilną, której celem było zwiększenie dostępności kampusu uczelni dla osób z niepełnosprawnościami.

System odebrany, ale nie działa

System uczelni medycznej został odebrany przez UMLub we wrześniu 2024 r., ale w październiku 2025 roku nadal nie działał. Z kolei na Politechnice aplikacja „nie spełniała części wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia”.

– Niespełnione zostały wymagania w zakresie postrzegalności, funkcjonalności i zrozumiałości, co stanowiło naruszenie ustawy o dostępności cyfrowej. Nie funkcjonował w aplikacji moduł wyświetlający plan zajęć, a sama aplikacja nie została zamieszczona w sklepach internetowych. Pomimo odbioru aplikacji nie sporządzono i nie opublikowano deklaracji jej dostępności cyfrowej dla osób z niepełnosprawnościami, co było także niezgodne z przepisami ww. ustawy – podaje NIK.

W wielkim skrócie – system UMLub to bardzo rozbudowane narzędzie służące m.in. do obsługi księgowości, obiegu dokumentów oraz spraw kadrowych i płacowych. Jeszcze w 2019 r. rektor uczelni (był nim wówczas prof. dr hab. Andrzej Drop) powołał 47-osobowy zespół wdrożeniowy, na czele którego stanął Wacław Urbański. Zespół został podzielony na mniejsze grupy zajmujące się poszczególnymi obszarami – m.in. Systemem Elektronicznej Legitymacji Studenckiej i Doktoranckiej, obsługą wykładowców, rozliczaniem dydaktyki czy rekrutacją na studia. To skomplikowany system, realizowany z dwóch unijnych działań. Jednak najważniejszy był przetarg na wdrożenie ZSI, ogłoszony 15 listopada 2022 roku. Postępowanie wygrała spółka American Systems z Poznania.

Raport NIK jest naszpikowany urzędowymi i informatycznymi sformułowaniami, z których najistotniejsze są te mówiące, że umowa z wykonawcą była kilka razy aneksowana. Najważniejsza zmiana w umowie dotyczyła wydłużenia terminu realizacji do końca września 2024 roku.

– Rektor (prof. Wojciech Załuska – red.) wyjaśnił, że podczas wdrożenia ZSI zaistniały ograniczenia kadrowe i zmienność zasobów po stronie wykonawcy, a także zamawiającego, które miały wpływ na ciągłość prowadzonych prac i dostępność specjalistów odpowiadających za kluczowe moduły systemu. Zdarzały się również opóźnienia w dostarczeniu wymaganych danych wejściowych przez niektóre jednostki organizacyjne uczelni – czytamy.

Na to nałożyła się reorganizacja uczelni, rosnące koszty usług IT oraz trudności tej branży w pozyskiwaniu pracowników.

Efekt był taki, że czas przygotowania systemu wydłużył się o 184 dni. NIK punktuje, że gdyby te terminy uwzględniono już w ogłoszeniu przetargowym, to być może zgłosiłoby się więcej oferentów (było ich dwóch). System został odebrany przez uczelnię 30 września 2024 r. W protokole „potwierdzono poprawność wykonania prac, ich zgodność z parametrami i funkcjonalnościami określonymi w umowie oraz wykonanie przedmiotu umowy”, chociaż ZSI nie został wdrożony w pełni zgodnie z wymaganiami.

– Po dokonaniu odbioru końcowego ZSI nie rozpoczęto wykorzystywania systemu w pracy rzeczywistej w uczelni – wytyka NIK. I stwierdza jasno, że komitet koordynujący i nadzorujący prace działał nierzetelnie.

– Była przewodnicząca Komitetu (do 4 grudnia 2023 r.) zeznała, że Komitet spotykał się na posiedzeniach i rozstrzygał kwestie związane z harmonogramem rzeczowo-finansowym, a problemy rozpoczęły się wraz ze zmianami organizacyjnymi w Uczelni. W związku z pogarszającą się atmosferą pracy w ramach wdrożenia oraz decyzjami kadrowymi, skutkującymi utratą wpływu na zespół i współpracę z działami IT, w listopadzie 2023 r. złożyła wniosek o zwolnienie z tej funkcji – przytacza Izba.

Z kolei kierownik projektu wyjaśnił, że nowy przewodniczący „nie był decyzyjny”, a on sam realizował przydzielone mu zadania, mimo że „jego wpływ na podejmowane decyzje był znikomy”.

NIK przyjrzał się kilku systemom zamówionym przez UMLub. W przypadku kolejnego, do zarządzania badaniami klinicznymi, stwierdzono, że mimo jego wdrożenia i wykorzystywania zgodnie z założonymi celami dopuszczono do opóźnień w udostępnieniu wykonawcy np. dostępu do serwerów. Dodatkowo z 32 do 28 miesięcy została skrócona usługa serwisu utrzymaniowego oraz opieki powdrożeniowej. Przy czym koszty po stronie uczelni się nie zmniejszyły – 190 tys. zł.

Aplikacja z błędami

Z kolei Politechnika Lubelska realizowała projekt, którego celem było dostosowanie uczelni do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Chodziło nie tylko o usunięcie przeszkód architektonicznych, ale też o wprowadzenie narzędzi technologicznych.

– Pierwotny termin realizacji projektu, określony we wniosku o dofinansowanie, obejmował okres od 1 grudnia 2020 r. do 30 czerwca 2023 r. W toku realizacji termin ten został dwukrotnie przedłużony: do 30 września 2023 r. i ostatecznie do 31 października 2023 r. – podaje NIK.

I wylicza, że całe przedsięwzięcie kosztowało 3524,9 tys. zł, z czego 571,9 tys. zł dotyczyło zamówienia na aplikację mobilną. Została ona odebrana 5 czerwca 2025 r., ale NIK punktuje, że ocena jej dostępności mobilnej została dokonana dopiero w trakcie kontroli.

– W jej wyniku stwierdzono, że aplikacja była częściowo zgodna z załącznikiem do ustawy o dostępności cyfrowej, ponieważ zawierała niedostępne treści – czytamy.

Zdarzało się, że elementy graficzne nie posiadały tekstów alternatywnych, grafiki nie osiągały wymaganego poziomu kontrastu, a mechanizm zmiany kontrastu działał tylko z poziomu menu głównego i nie działał w pozostałych zakładkach, np. „Wydarzenia” czy „Aktualności”.

Może się to wydać błahe, ale to aplikacja dla osób z niepełnosprawnościami i powinna, zgodnie z przepisami, spełniać ich wymagania.

Iwona Czajkowska-Deneka, rzeczniczka prasowa Politechniki Lubelskiej informuje: – Ze strony uczelni nadzór nad wdrożeniem aplikacji mobilnej „PL-Uczelnia dostępna” sprawował czteroosobowy zespół powołany przez rektora – i dodaje, że uczelnia nie zna treści zawiadomienia skierowanego przez NIK do prokuratury.

Piotr Lewandowski, rzecznik prasowy UMLub informuje, że system został już uruchomiony.

– Nie mamy wiedzy aby postępowanie toczyło się przeciwko konkretnym osobom, a nie w sprawie – dodaje o NIK-owskim zawiadomieniu do prokuratury.