Krótka historia o tym, jak pozyskać od miasta Lublin grant na blisko 100 tysięcy zł. Byle szybko i byle jak.

Urząd Miasta Lublin zaprosił do składania ofert w konkursie na Opracowanie, realizację, promocję i ewaluację programu grantowego dla młodych ludzi (z przedziału wiekowego 10-30 lat) pod nazwą „Miejski Aktywator Młodzieżowy”.

Na fejsie: termin do jutra

Ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu ukazało się w piątek 3 lutego, na stronie Lublin.eu 6 lutego, a wczoraj na profilu facebookowym skierowanym do organizacji pozarządowych: https://www.facebook.com/obywatelskilbn. Czas składania ofert do dzisiaj – piątku 10 lutego.

Szczęśliwcy mieli tydzień, by przygotować całą koncepcję funkcjonowania operatora grantów: opis i harmonogram planowanych działań oraz zestawienie kosztów. Inni – sporo mniej czasu.

Opis zamówienia: ogólny i lakoniczny

Urząd oczekuje od oferentów doświadczenia i wpisania się w bardzo szczegółowe oraz szerokie wymagania.

By złożyć ofertę, trzeba mieć doświadczenie w realizacji programów grantowych, koordynacji projektów, prowadzeniu spotkań warsztatowych, wydarzeń, aktywności i działań animacyjnych na rzecz młodzieży. Będzie to ocenione na podstawie ostatnich 5 lat. Czy działania mają obejmować każde z tych działań, czy wystarczy jedno – nie wiadomo. W ciągu kilku dni trzeba jednak przygotować wykaz i kserokopie dokumentów poświadczających doświadczenie.

Wykonawca zlecenia będzie zobowiązany do opracowania programu mikrograntów, całej otoczki promocyjno-reklamowej wraz z identyfikacją wizualną, przeprowadzenia szkoleń i warsztatów, naboru wniosków, a potem ich ewaluacji. Te działania mają być skierowane do nieformalnych grup (minimum 3 osoby) młodzieżowych (w wieku 10-30 lat) i efektem ma być co najmniej 20 mikrograntów.

Zamawiający nie wskazuje ile ma być szkoleń czy warsztatów. Wystarczy jeden webinar czy może do każdego trzeba podejść indywidualnie? Nie określono ile mają wynieść mikrogranty. Przy tak ogólnych kryteriach przydałaby się choćby informacja, czy zamawiający zamierza na nie przeznaczyć 10 000 zł, 100 000 zł czy może 1 000 000 zł.

Jakość i cena: domyśl się

Pikanterii całemu przedsięwzięciu dodaje sposób oceny i punktowania złożonych ofert. Kryteria oceny to w połowie cena za całość oferty, a w połowie jakość oferty. Jak obliczyć cenę oferty, skoro nie wiadomo nawet czy zamawiający oczekuje przeznaczenia na mikrogrant 500 zł czy 5 000 zł? To znaczna część kosztów, która wpływa na ostateczną cenę oferty.

Jak urzędnicy ocenią jakość oferty? Zbadają trzy kryteria: celowość planowanych działań, różnorodność przyjętych form pracy z młodzieżą oraz zaplanowane rezultaty realizacji zamówienia. O tym, jaki jest cel konkursu, czy jakich rezultatów oczekują urzędnicy, w zaproszeniu nie ma ani słowa. Kto domyśli się lepiej – wygra!

Skąd ten pośpiech?

Trudno zrozumieć pośpiech, z jakim konkurs jest realizowany. Trudno taki nakład pracy wykonać w tydzień. Nominację na Europejską Stolicę Młodzieży Lublin uzyskał ponad dwa lata temu – czasu na odpowiednie przygotowania było sporo!

Dziwi, że konkurs realizowany jest w trybie pozaprzetargowym. Operator innego lubelskiego projektu mikrograntowego uzyskał dofinansowanie w otwartym konkursie ofert dla organizacji pozarządowych. Oznacza to wielokrotnie dłuższy czas na przygotowanie oferty, lepszą dostępność informacji o możliwości aplikowania czy ostatecznie – większą przejrzystość wydatków.