Wniosek i co dalej?

Po złożeniu wniosku urząd powinien zrealizować nasz wniosek niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 14 dni. Urząd ma kilka możliwości zrealizowania naszego wniosku:
– udostępnić informację publiczną zgodnie z wnioskiem,
– wskazać, iż nie może udostępnić informacji publicznej zgodnie z wnioskiem,
– wskazać, iż nie może udostępnić informacji publicznej w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej,
– przedłużyć okres udostępnienia do 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku,
– poinformować, iż żądana informacja nie jest informacją publiczną,
– poinformować, iż nie jest w posiadaniu określonej informacji publicznej,
– wydać decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej,
– pozostawać w bezczynności…
Udostępnienia informacji publicznej zgodnie z wnioskiem jest sytuacją najbardziej pożądaną przez wnioskującego. Należy jednak pamiętać, że możemy zostać obciążeni opłatą za udostępnienie informacji publicznej. Opłaty te mogą być naliczone wyłącznie za koszt materiałów potrzebnych od udostępnienia nam informacji publicznej w określonej przez nas formie – np. za ksero czy płyty CD. Stawki stosowane przez urząd powinny być nie wyższe niż stawki rynkowe, ponieważ opłata ta ma odzwierciedlać wyłącznie poniesione koszty. Jeśli koszty urzędu są wyższe niż koszty przedsiębiorcy, który w cenę ma wliczony zysk oznacza to, że urząd jest niegospodarny i nie można nas obarczać wyższymi kosztami z tego względu. W żadnym wypadku nie możemy być obciążeni opłatami np. za czas pracy pracowników, ponieważ ich obowiązkiem jest udostępnianie informacji publicznej. Najlepiej ilustruje to przykład: wnioskujemy o informacje publiczne, które zajmują 50 stron: jeśli zawnioskujemy o nie w formie ksero – urząd może naliczyć opłatę za ksero; natomiast jeśli zawnioskujemy o nie w formie skanów – urząd nie naliczy opłat, ponieważ do udostępnienia informacji publicznej we wnioskowanej przez nas formie nie zużyje żadnych materiałów (prąd czy amortyzacja urządzenia to jak w przypadku pracowników normalny koszt funkcjonowania urzędu).
W przypadku, gdy podmiot zobowiązany będzie chciał obciążyć nas opłatą za udostępnienie informacji publicznej musi to zrobić przed jej udostępnieniem. Ustawa o dostępie do informacji publicznej w art. 15 ust. 2 przewiduje, że urząd ma nas poinformować o kosztach udostępnienia informacji a dopiero po 14 dniach od poinformowania udostępnić ją nam chyba, że w tym czasie zmienimy swój wniosek. Zmiana wniosku może polegać na zmianie trybu udostępnienia informacji. Zobrazujmy to na powyższym przykładzie: zawnioskowaliśmy o informację publiczną w formie ksero, urząd poinformował nas, że koszt udostępnienia 100 stron wyniesie 10zł, w tym momencie zmieniamy nasz wniosek by udostępnić nam informacje w formie skanów – urząd udostępnia nam informację bez opłat. W przypadku gdy nie zmienimy wniosku podmiot zobowiązany ma obowiązek udostępnić nam informację publiczną nawet jeśli w ciągu 14 dni nie wniesiemy opłaty. Udostępnienie informacji publicznej dopiero pod warunkiem uiszczenia opłaty jest niezgodne z prawem. W przypadku gdy urząd nalicza nam opłatę po udostępnieniu informacji publicznej jego działania także są bezprawne.
W sytuacji, gdy urząd informuje nas, że nie może udostępnić informacji publicznej zgodnie z wnioskiem (tzn. nie posiada możliwości technicznych by udostępnić informacje w sposób i w formie przez nas wnioskowanej) powinien nas poinformować o przyczynach i zaproponować inną formę udostępnienia. Jeśli w ciągu 14 dni nie zmienimy naszego wniosku postępowanie takie umarza się. Przykładem takiej sytuacji może być wniosek o udostępnienie informacji publicznej w formie ksero formacie A3 na co urząd odpowiada, że nie posiada ksero A3 i może nam udostępnić informację jedynie w formacie A4.
W sytuacji gdy urząd informuje nas, iż nie może udostępnić informacji publicznej w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej pozostaje nam jedynie ponowić wniosek we właściwym trybie.
W przypadku, gdy urząd przedłuży okres udostępnienia do 2 miesięcy pozostaje nam czekać. W piśmie informującym o wydłużeniu terminu podmiot zobowiązany ma obowiązek podać przyczyny opóźnienia. Termin 2 miesięczny liczymy od dnia złożenia wniosku (w przypadku e-maila jest to chwila wysłania, bądź przesłania potwierdzenia, w przypadku listu data jego otrzymania). Jeśli wniosek złożyliśmy 6 stycznia to dwumiesięczny termin upływa 6 marca.
W przypadkach, gdy podmiot zobowiązany informuje nas, iż żądana informacja nie jest informacją publiczną lub iż nie jest w posiadaniu określonej informacji publicznej postępowanie uważa się za zakończone.
W sytuacji gdy organ wydaje decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej otrzymujemy decyzję administracyjną, z którą możemy się zgodzić lub nie. W przypadku gdy nie zgadzamy się z wydaną decyzją możemy się od niej odwołać lub wnieść o ponowne rozpatrzenie. O właściwym trybie musimy być poinformowani w pouczeniu. Warto wiedzieć, że wydanie decyzji odmownej jest jedyną sytuacją, w której obowiązują przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Jako, że przepisy te wymagają by każdy wniosek był podpisany i zawierał adres wnioskodawcy przed wydaniem decyzji odmownej organ może poprosić nas o uzupełnienie naszego wniosku wysłanego np. pocztą elektroniczną o podpis (bądź elektroniczny, bądź dostarczenie odręcznie podpisanego wniosku) i adres do korespondencji. W przypadku gdy nie zgadzamy się z wydaną decyzją najważniejsze byśmy posiadali prawidłową decyzję odmowną, tj. odnoszącą się do całości naszego wniosku i zawierającą pouczenie. Bez pouczenia nie możemy nic z taką decyzją zrobić.
Co musi zawierać decyzja odmowna? Decyzja odmowna jako decyzja administracyjna musi
zawierać oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie lub o możliwość skargi do sądu administracyjnego, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji (lub bezpieczny podpis elektroniczny w przypadku e-dokumentu). Dodatkowo przepisy Ustawy o dostępie do informacji publicznej wymagają by decyzja odmowna zawierała także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji, a w przypadku gdy odmowa następuję ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy także oznaczenie tych podmiotów.
Z sytuacją pozostawania w bezczynności mamy do czynienia w szczególności w sytuacji, gdy podmiot zobowiązany w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku nie podejmie żadnych czynności. Ponadto z bezczynnością możemy mieć do czynienia, gdy urząd udostępni nam informację publiczną częściowo, nie taką o jaką wnioskowaliśmy lub w innej formie. Także twierdzenie organu, że wnioskowana przez nas informacja publiczna nie jest informacją publiczną może być bezczynnością – w przypadku, gdy z przepisów prawa lub orzeczeń sądów wprost wynika, iż informacja ta jest informacją publiczną. W przypadku bezczynności organu przysługuje nam skarga na bezczynność do właściwego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego…